Lembaga Penjaminan Mutu

A. Latar Belakang

STIKES Kendal merupakan salah satu Sekolah Tinggi yang bergerak di bidang kesehatan, yang barang tentu juga mempunyai tantangan tersendiri baik tantangan internal maupun tantangan global. Guna menjamin lulusan agar dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan mengutamakan pasien menjadi tantang internal. Selain itu, pada sektor prioritas masyarakat ekonomi ASEAN (MEA) menjamin pelayanan kesehatan yang meliputi jasa tenaga kesehatan dan wahana pelayanan kesehatan menjadi tantangan global bagi perguruan tinggi kesehatan. Dengan demikian sistem pendidikan tinggi kesehatan harus diperkuat untuk dapat menghasilkan tenaga kesehatan profesional yang kompeten dalam memberikan pelayanan paripurna.

Bentuk regulasi dapat dilakukan melalui Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Suatu lembaga pendidikan berkewajiban untuk menjalankan proses Tridharma Perguruan Tinggi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti). Peraturan tersebut menjadi dasar pengelolaan perguruan tinggi dan penyelenggara pendidikan tinggi yang tersinkronisasi dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pendidikan Dokter, Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan, serta Undang-Undang Nomor 38 Tahun 2014 tentang Keperawatan. Sehingga penerapan sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi untuk sekolah tinggi kesehatan dapat terintergrasi dengan pencapaian mutu pelayanan kesehatan. Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi di implementasikan dalam bentuk Sistem Penjaminan Mutu Internal yang telah dijabarkan melalui Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

Hal tersebut menjadi dasar penerapan Sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di lingkungan STIKES Kendal yang sudah mulai dijalankan sejak tahun 2008. Namun demikian deklarasi SPMI STIKES Kendal belum sepenuhnya dapat terpenuhi, sehingga pada tahun 2016 melalui penegasan yang tertuang dalam Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 STIKES Kendal berupaya melalukan perbaikan implementasi SPMI. Perbaikan dimulai dengan penataan dokumen dan penetapan serta pemberlakukan dokumen SPMI oleh Lembaga Penjaminan Mutu STIKES Kendal.

Dokumen utama dari penjaminan mutu (Kebijakan SPMI, Manual SPMI, dan Standar SPMI, Standar Operasional Prosedur (SOP) Program Studi dan Unit Bagian) sudah terbentuk dan disahkan oleh Ketua STIKES Kendal. Seiring dengan perjalanan waktu, implementasi sistem penjaminan mutu internal STIKES Kendal mengalami kondisi pasang surut. Oleh karena itu, perlu dilakukan revitalisasi sistem penjaminan mutu internal STIKES Kendal.

Pengelolaan SPMI oleh LPM STIKES Kendal merupakan aspek penting yang menjadi prioritas utama dalam melaksanakan tanggung jawabnya terhadap pembangunan dan pemantauan pelaksanan SPMI, termasuk melaksanakan monitoring dan evaluasi (audit mutu internal) seluruh kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi di lingkungan STIKES Kendal. Dengan tugas dan fungsi tersebut, LPM STIKES Kendal memiliki peran yang strategis dalam mengembangkan sistem penjaminan mutu dan mengevaluasi pelaksanaan sistem mutu tersebut di lingkungan STIKES Kendal. Dengan demikian diharapkan masyarakat akan mendapatkan jaminan penyelenggaraan akademik yang bermutu sesuai tuntutan masyarakat baik dalam lingkup nasional, regional, maupun internasional. Tuntutan terhadap penyelenggaraan kegiatan akademik yang bermutu juga merupakan langkah dalam rangka eksistensi institusi STIKES Kendal dalam era globalisasi, dimana semua lembaga pendidikan harus berkompetisi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik terbaiknya bagi masyarakat luas. Untuk mengemban peran tersebut, LPM mengambil langkah setiap kebijakan mutu akademik juga mengakomodir dinamika perkembangan masyarakat luas dan dievaluasi ketercapaiannya

B. Lingkup Kebijakan

Lingkup kebijakan SPMI STIKES Kendal mencakup semua aspek yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi yang mencakup:

  1. Pendidikan/pembelajaran dan seluruh aspek yang mendukung pembelajaran

  2. Penelitian dan pengabdian masyarakat

  3. Penguatan tata kelola, mencakup aspek manajemen keuangan, manajemen sumber daya, manajemen sarana prasarana, dan manajemen sistem informasi

  4. Pemerataan dan perluasan akses pendidikan tinggi oleh masyarakat yang mencakup mahasiswa dan membangun jejaring kerjasama untuk mencapai sasaran mutu STIKES Kendal.

Untuk mencapai sasaran mutu, STIKES Kendal melaksanakan sistem penjaminan mutu secara menyeluruh untuk menghasilkan pengelolaan lembaga yang baik dan lulusan yang bermutu.

C. Manajemen Lembaga Penjaminan Mutu

Manajemen LPM STIKES Kendal terdiri dari komponen sebagai organisasi pelaksana SPMI di lingkungan STIKES Kendal yang berfungsi sebagai organ penyusun kebijakan SPMI, pedoman SPMI, memverifikasi dokumen SPMI, mengkoordinasi pelaksanaan dan implementasi SPMI, serta bertanggungjawab atas ketercapaian pelaksanaan SPMI.

LPM STIKES Kendal terdiri dari Ketua, Sekretaris, Tim Penyusun Dokumen, Gugus Penjamin Mutu (GPM) Akademik, Gugus Penjamin Mutu (GPM) Non-Akademik, Auditor (ad hoc). Untuk memaksumalkan fungsi LPM STIKES Kendal, maka kedudukan LPM terjalin garis koordinasi dengan Ketua STIKES Kendal. Ketua LPM bertanggungjawab langsung terhadap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, serta pengendalian mutu di STIKES Kendal. Sekretaris membantu ketua dalam mengkoordinasi pelaksanaan SPMI pada semua organ di STIKES Kendal. Sedangkan GPM akademik bertanggungjawab atas pelaksanaan SPMI pada ruang lingkup pembelajaraan atau akademik serta GPM non akademik bertanggungjawab atas pelaksanaan SPMI pada ruang lingkup unit bagian. Struktur Organisasi Lembaga Penjaminan Mutu STIKES Kendal digambarkan sebagai berikut :

  1. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

  1. Tugas :

  1. Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan Lembaga Jaminan Mutu.

  2. Membantu pimpinan dalam penyiapan draft konsep SPMI.

  3. Membantu pimpinan dalam menyusun perangkat SPMI

  4. Membantu pimpinan dalam menyusun perangkat monitoring dan evaluasi SPMI

  5. Mendukung terselenggaranya monitoring dan evaluasi pelaksanaan SPMI dibidang akademik

  6. Berkoordinasi dengan tim auditor dalam pelaksanaan audit mutu akademik internal

  7. Menyampaikan laporan pelaksanaan audit mutu akademik internal ke Pimpinan

  8. Membantu pimpinan dalam merumuskan tindakan perbaikan untuk maksud peningkatan berkelanjutan

  9. Melaporkan secara berkala pelaksanaan SPMI ke pimpinan

  10. Menyusun laporan pertanggungjawaban di bagian Pusat jaminan Mutu

  11. Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan

  1. Wewenang :

  1. Memberikan masukan kepada pimpinan mengenai tindakan tindakan peningkatan mutu akademik

  2. Mengevaluasi pelaksanaan SPMI

  3. Memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan di bagian Pusat jaminan Mutu

  4. Mengambil langkahlangkah penyelesaian permasalahan di bagian Pusat jaminan Mutu

  1. Indikator Kinerja :

  1. Tersusunnya rencana kegiatan dan anggaran di bidang Pusat Jaminan Mutu

  2. Terlaksananya kegiatan di bidang Lembaga Penjaminan Mutu sesuai perencanaan

  3. Draft konsep SPMI tersusun

  4. Perangkat SPMI tersusun

  5. Perangkat monitoring dan evaluasi SPMI tersusun

  6. Terselenggaranya monitoring dan evaluasi pelaksanaan SPMI dibidang akademik

  7. Terselenggaranya rapat koordinasi dengan tim auditor dalam pelaksanaan audit mutu akademik internal

  8. Laporan pelaksanaan audit mutu akademik internal ke Pimpinan tersusun

  9. Terlaksananya tindakan perbaikan untuk maksud peningkatan berkelanjutan dalam mutu akademik

  10. Laporan berkala pelaksanaan SPMI tersusun

  11. Tersedianya piranti sistem informasi untuk kelancaran proses SPMI

  12. Tersusunnya laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan di bidang Pusat Jaminan Mutu

  1. Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu

  1. Tugas

        1. Membantu kegiatan-kegiatan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dalam mengendalikan Sistem.

        2. Mengatur dan merencanakan kegiatan yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu STIKES Guna Bangsa Yogyakarta.

        3. Koordinasi dengan Bagian lain apabila terjadi penyimpangan sistem.

  1. Wewenang

  1. Menegur dan meluruskan apabila terjadi penyimpangan Sistem.

  2. Bekerja sama dengan bagian terkait dalam pembenahan Sistem apabila terjadi penyimpangan dan mengambil tindakan sesuai acuan Sistem Penjaminan Mutu dan Standar Dikti.

  1. Indikator Kinerja

  1. Terkoordinasi pelaksanaan penjaminan mutu dengan setiap unit yang ada

  2. Terorganisirnya administrasi dalam lembaga penjaminan mutu

  1. Gugus Penjamin Mutu (GPM)

  1. Tugas

        1. Membantu ketua LPM dalam menyusun dokumen mutu program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik).

        2. Memastikan implementasi SPMI di program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik).

        3. Membantu dalam penyusunan dokumen pendukung lainnya seperti Prosedur Mutu, peraturan akademik, dan peraturan lainnya di program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik).

        4. Melaksanakan monitoring dan evaluasi mutu yang dicapai serta melakukan tindakan perbaikan pada program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik) secara berkala.

        5. Melaporkan secara pelaksanaan SPMI kepada LPM untuk setiap siklus mutu.

  1. Wewenang

  1. Memantau pelaksanaan SPMI program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik).

  2. Menegur dan meluruskan penyimpangan pelaksanaan SPMI program studi (akademik) dan unit/lembaga (non akademik).

  1. Indikator Kinerja

  1. Terlaksanannya penjaminan mutu di bidang akademik maupun non akademik

  2. Adanya laporan hasil monitoring dan evaluasi bidang akademik dan non akademik

  1. Tim Penyusun Dokumen

  1. Tugas Dokumen

        1. Mengatur dan mengontrol Pemeliharaan Dokumen.

        2. Mendokumentasikan kegiatan-kagiatan yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

        3. Koordinasi dengan Bagian lain apabila terjadi penyimpangan dokumen.

  1. Wewenang Dokumen

        1. Menegur dan meluruskan apabila terjadi penyimpangan dokumen.

        2. Bekerjasama dengan bagian terkait untuk mengusulkan/ merubah dokumen yang sudah tidak sesuai dengan implementasi.

  1. Indikator Kinerja

  1. Tersusunnya dokumen mutu dalam mencapai standar pendidikan tinggi

  1. Tim Auditor

  1. Tugas

        1. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit. mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit.

        2. Mengumpulkan dan menganalisis bukti, mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut, pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang, prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh teraudit, serta informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

        3. Melaksanakan tugas sesuai kode etik.

  1. Wewenang Tim Auditor

        1. Memberikan masukan tentang kaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya.

        2. Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit;

        3. Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam pelaksanaan Sistrm Penjaminan Mutu Internal

        4. Melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada Ketua LPM

  1. Indikator Kinerja

  1. Terlaksanya proses audit internat di setiap unit yang ada dalam STIKES Kendal

  2. Terdokumentasikannya seluruh berkas dalam pelaksanaan audit

  3. Tersusunnya laporan hasil Audit untuk setiap unit

D. Garis Besar Kebijakan SPMI

Landasan Kebijakan SPMI

    1. 1. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang SISDIKNAS

      2. Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

      3. Undang-Undang No. 36 Tahun 2003 tentang Kesehatan

      4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

      5. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti)

      6. Permensristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

      7. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran STIKES Kendal

        1. Tujuan dan Strategi Kebijakan

      Pelaksanaan sistem penjaminan mutu STIKES Kendal bertujuan untuk:

      1. Pencapaian visi dan pelaksanaan misi STIKES Kendal

      2. Menjamin dan memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan internal dan eksternal tentang proses pembelajaran di STIKES Kendal dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditentukan

      3. Meningkatkan mutu pendidikan secara sistemik dan berkelanjutan.

      4. Menjamin penyelenggaraan perguruan tinggi yang akuntabel, transparan, dan sehat.

      5. Mengajak semua pihak yang terkait di STIKES Kendal untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan yang mengacu pada standar yang telah ditentukan secara berkelanjutan dalam upaya meningkatkan mutu.

        1. Strategi SPMI STIKES Kendal

      Strategi STIKES Kendal dalam melaksanakan SPMI adalah sebagai berikut:

      1. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI pada seluruh civitas akademika.

      2. Melakukan penilaian secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI dan secara khusus pelatihan sebagai auditor.

      3. Melibatkan organisasi profesi, alumni, dunia usaha, dan pemerintahan sebagai pengguna lulusan khususnya pada tahap penetapan standar SPMI.

        1. Azas Pelaksanaan Kebijakan

      Pelaksanaan kebijakan SPMI didasarkan pada:

      1. Azas akuntabilitas, yaitu bahwa dalam pelaksanaan kebijakan SPMI harus dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, terbuka, dan senantiasa mengacu pada perkembangan keilmuan mutakhir dan dinamis.

      2. Azas transparansi, yaitu bahwa kebijakan SPMI dilaksanakan secara terbuka didasarkan pada tananan dan aturan yang jelas yang senantiasa berorientasi pada rasa saling percaya untuk terselenggaranya suasana akademik yang kondusif dan menjamin terwujudnya sinergisme.

      3. Azas kualitas, yaitu bahwa kebijakan SPMI dilaksanakan dengan senatiasa mengedepankan kualitas input, proses, dan output.

      4. Azas kebersamaan, yaitu bahwa kebijakan SPMI dilaksanakan secara terpadu, terstruktur, sistematik, komprehensif dan terarah, dengan berbasis pada visi, misi, dan tujuan kelembagaan.

      5. Azas hukum, yaitu bahwa semua pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan kebijakan SPMI taat pada hukum yang terlaku yang penegakannya dijamin oleh negara.

      6. Azas manfaat, yaitu bahwa kebijakan SPMI dilaksanakan untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi segenap civitas akademika, institusi, bangsa, dan negara.

      7. Azas kesetaraan, yaitu bahwa kebijakan SPMI dilaksanakan atas dasar persamaan hak untuk menjamin terciptanya lingkungan akademik yang egaliter.

      8. Azas kemandirian, yaitu bahwa pelaksanaan kebijakan SPMI senantiasa didasarkan pada kemampuan institusi dengan mengandalkan segenap potensi dan sumberdaya yang ada untuk mengoptimalkan kemampuan institusi yang terus berkembang secara sistematik dan terstruktur.

        1. Manajemen SPMI

      Manajemen sistem penjaminan mutu STIKES Kendal dirancang, dilaksanakan dan ditingkatkan mutunya dengan berdasarkan model PPEPP (Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar, dan Peningkatan Standar), secara rinci dijelaskan sebagai berikut:

      1. Penetapan Standar yaitu tahap perencanaan dan penyusunan dokumen dan standar.

      2. Pelaksanaan Standar yaitu pelaksanaan kriteria, sasaran, dan target yang telah ditetapkan dalam standar.

      3. Evaluasi Pelaksanaan Standar yaitu melaksanakan monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan termasuk audit mutu internal.

      4. Pengendalian Pelaksanaan Standar yaitu adanya tindak lanjut dan perbaikan dari hasil evaluasi. Manajemen ini digunakan untuk menjamin pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu di STIKES Kendal.

      5. Peningkatan Standar yaitu peningkatan isi standar sebagai bentuk peningkatan mutu berkelanjutan setelah terpenuhinya standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

      Dengan model ini, STIKES Kendal menentukan tujuan yang akan dicapai dengan menyusun rencana strategis dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Selanjutnya, rancangan dan strategi tersebut dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan. Setiap jurusan, program studi, dan setiap unit yang ada di STIKES Kendal secara berkala harus melakukan evaluasi diri untuk menilai kinerja berdasarkan pada standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi tersebut dilaporkan pada pimpinan STIKES Kendal.

      Setiap unit harus terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit setiap akhir tahun akademik oleh tim auditor internal yang telah mendapatkan pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang telah dilaksanakn akan didokumentasikan dengan baik dan dilaporkan pada pimpinan unit dan Ketua STIKES Kendal untuk kemudian akan dilakukan tindakan tertentu berdasarkan temuan dan rekomendasi dari tim auditor. Semua proses tersebut dimaksudkan untuk menjamin kegiatan penyelenggaraan pendidikan di STIKES Kendal yang bermutu berdasarkan standar yang telah ditetapkan.